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无论总号与分号,其内部人员设置的原则都是“因事设人”,绝不“因人设职”。每个商号一般从业人员在10人左右,其中大掌柜(经理)是决策人物,二掌柜处理日常事务,负责对外联络、安排日饭谱,三掌柜(柜头)总管柜台业务,内事先生(管账先生)监管文书、出纳及金银首饰等贵重物品的保管,柜员2~4人,经办具体业务事项;学徒2人,协助柜员打杂。
比如,祁县复恒当设置人员的标准是“紧七慢八”。就是说7个人紧一点,8个人就比较宽松。所以伙友一般为7~8人,绝不超编。精干的机构设置大大提高了商号办事效率,减少了管理费用,同时又增强了雇员的责任心,充分调动了他们的积极性,从而为商号、票号的稳定、发展和繁荣提供了可靠的组织保证。
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制度管理上严格号规,令行禁止(1)
晋商之所以长盛不衰数百年,一个十分重要的原因是制订并切实实行了严密而完善的号规。晋商有谚称:“国有国法,家有家规,铺有铺规。”号规无疑是商号的根本###,其制订得是否完善,是否切合实际,是否对发展有利,无疑与商号的命运息息相关。
大德通的号规上有这样的话:“凡事之首要,箴规为先。始不箴规,后头难齐。”作为统辖商号全局的法规,必须对商号的性质、人事、业务及福利待遇等重大事宜做出原则性的规范,使号内任何人都必须在号规的规定范围内活动。如果能够切实遵守明文规定可得到奖赏;如果触犯,也应视其程度,作出相应的处罚。晋商号规极严,无论经理、伙计、学徒,均须遵守。从而使商号上下努力任事,团结一致,勤奋进取,充满活力。
晋商在号规方面创立了许多行之有效的管理制度,诸如经理负责制、学徒制、号规、休假制、账簿制、保密制等。晋商号规内容之全面,条款之严密,实施之切实,是现代不少企业难以做到的。尤其是令行禁止,人人遵守,更值得现代企业管理借鉴。
经理负责制主要是实行量才录用、规范管理的严格制度。用请掌柜、写合约、定人股来规范财东和掌柜双方的权益和行为。经理(大掌柜)一经聘用,财东则委以全权,不干预号事,静候年终决算报告,真正做到了用人不疑,疑人不用。经理则做到了受人之托,忠人之事,以忠义来答报知遇之恩。经理在任期内业务突出有成绩者,则加股(人身股)加薪奖励。
晋商认为,商业赔赚如兵家胜败,士气可鼓而不可泄,若非人为失职或能力欠缺造成一时亏赔者,财东则补足资金,慰勉鼓励,令其重整旗鼓,经理自然更加卖力。如不称职者,则减股减薪或辞退不用。如太谷曹家聘用的“富生峻”钱庄的首任经理,因经营不利,几年间把曹家的本钱全部赔光。曹家问清原因,不但不加责难,反而三番两次付其本钱,让其再干,后终于转败为胜。不仅使“富生峻”起死回生,而且又开设了“富盛泉”、“富盛长”、“富盛诚”、“富盛义”四家分号,这位经理遂成为效忠东家,敏惠干炼的商场名将。
学徒制对对店员、学徒要求十分严格,如对相貌、身高、家庭、文化、德才都有一定要求。入号后对其严格进行职业道德、工作技能培训。培训毕,经过严格考察后,量才使用。山西有谚称:“十年寒窗考状元,十年学商倍加难。”由于要求严格,从而培育了不少商业骨干人才。
晋商对字号普遍重视,因为字号乃商家的根本,尤其是那些延续数百年的字号,无疑是信誉和财富的象征。商家把维护字号当做保护生命一样重要,因此,号规首先对字号的使用和维护作出明确规定,其主要宗旨就是强调要树立和维护本字号招牌。
休假制度方面,一般规定号内职工从掌柜起,均为三年回家探亲一次(分号路远者,如东三省、蒙古、新疆等地为五年一次),称为班期。住家半年,往返旅杂费由号中供给。如遇婚丧等事,视情况予以补贴。号内包括掌柜在内,一律不准携带家眷。
在账簿制度方面,晋商商号、票号账簿是旧式簿记,但组织完备,登记详密。其账簿多至十几种,主要有万金账(东伙开办时合同、股利分配等)、流水账(借贷、汇款、杂支、汇费、利息,与各庄来往汇款)、老账(即流水分类记)、浮账(即活期存款)、汇兑账、存款账、放款账及各地往来总账、本埠往来总账等。
资金管理制度方面,资金由总号统一调度,分号按总号授权分工负责;账目实行日结、月报、年清制度。汇兑可以顺汇,也可逆汇,方便客户;汇费随行就市,可以“让点”;存款可以整存分取,本息可以在异地分号随用随取;每日店铺都要点检,多出来的银两一律没收,缺少的一律照赔。凡此种种,一整套管理制度近乎苛刻,但都能一丝不苟地严格执行,保障了票号的规范运作和金融安全。
票号的保密管理制度更是别具一格。总号与分号之间,不论指示、安排或请示、汇报,均用编号和记有日期的书信;写书信用暗语,重大机密派高级职员亲往口授。信汇有专用信封、信稿及格式规矩;行文采用密押,如1~9个数字用晋、兖、青、徐、扬、荆、豫、梁、雍等9个州名代替;年、月、日均另有代码字。汇票还采用先进的水印防伪技术。日升昌票号的大方印,他们一锯为三,大掌柜执12,二掌柜、三掌柜各执14,三块印同时捆绑盖章才算有效,防止个人独断专行。
其他还有:上司可以定期不定期地进行查看,考察从业人员的能力和工作成绩。各分号之间,虽以结账盈亏定功过,但也要具体分析,如果本处获利,别的分号为受其害者,可以为功,如果只顾本处获利,不顾其他分号利益,甚至造成损害者,则另当别论。
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制度管理上严格号规,令行禁止(2)
尤为可贵的是,晋商的规章不只针对下属,对财东的职权也有明文规定。财东只能在结账时行使权力,平时不得在号内食宿、借钱或指使别人为自己办事,不得干预号内人事;经理对外代表商号,财东不得以商号名义在外活动。
以上这些是晋商的独特之处,也是有其称雄数百年的奥秘所在。
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晋商经营管理方式的借鉴(1)
管理是企业永恒的主题,而制度建设则是管理之本。目前,企业建制主要是两个方面,即现代企业制度建设和优秀企业文化建设,这是企业发展的两大支柱。企业制度能抑制人恶的一面,企业文化则能引导人善的一面。企业文化核心是全体员工认同的价值观,其主要作用是增强企业凝聚力。
在这里,晋商的经营管理方式对现代民营企业的管理有很大的启发。如今许多民营企业发展到一定规模,所采取的治理机制在经营发展中暴露出的一些问题,如管理体制不够健全、?
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